Solusyon sa pamamahala ng RFID file: ginagawang "one-click location" ang paghahanap ng file mula sa "paghahanap ng karayom ​​sa dayami"

Naranasan mo na ba ang mga problemang ito sa pamamahala ng archive?

● Ang proseso ng pag-katalogo ng mga archive ay mahirap at hindi episyente, at matagal itong inaayos

● Matagal ang pagkonsulta sa mga archive, at mahirap matugunan ang mga kinakailangan sa katumpakan ng konsultasyon

● Madaling magambala ang pagkakasunod-sunod ng imbakan ng archive, at kapag naiwala ito, mahirap itong mahanap

● Hindi siyentipiko ang operasyon ng imbentaryo ng mga archive

● Hindi mataas ang antas ng paggamit ng mga pampublikong archive

● Ang trabaho sa pagiging kumpidensyal ng archive ay umaasa pa rin sa manu-manong paggawa, at mababa ang pagiging kumpidensyal at mataas ang panganib

● Ang gawaing pag-iwas sa pagkawala ng archive ay atrasado, at maraming mahahalagang archive ang nasira o nawawala

Ang teknolohiya ng pamamahala ng archive ng RFID ay lumilikha ng mga problemang ito sa kasaysayan

01

Ano ang pamamahala ng RFID file?

Sa madaling salita, ito ay ang pagkabit ng isang "electronic ID card" (RFID tag) sa bawat file, at pagkatapos ay gumamit ng mga smart device upang mabilis na matukoy at mapamahalaan ito. Mga pangunahing bahagi:

※ Elektronikong tag: nakakabit sa bag/file ng file, natatanging numero

※ Kagamitan sa pagbabasa at pagsusulat: handheld device, channel door, smart cabinet, atbp.

※ Sistema ng pamamahala: computer/mobile phone para masuri ang lokasyon at katayuan ng mga file anumang oras

02

Paano nalulutas ng RFID ang mga problema sa pamamahala ng file?

Sakit na punto 1: Masyadong mabagal ang manu-manong paghahanap, na tumatagal ng average na 15 minuto bawat file

Solusyon sa RFID: I-scan gamit ang isang handheld device upang mahanap ang file sa loob ng 3 segundo

Kaso: Matapos itong pagtibayin ng korte, ang oras para sa paglilipat ng file ay pinaikli mula 30 minuto patungong 1 minuto

Ikalawang punto ng paghihirap: Madaling mawala ang mga gamit, at madaling makaligtaan ang mga talaan sa aklat ng pagpaparehistro sa paghiram

Solusyon sa RFID: Awtomatikong itinatala ng file ang pagpasok at paglabas kapag dumaan ito sa pinto ng channel, at awtomatikong ipinapaalala kung hindi ito ibabalik pagkatapos ng petsa ng pag-expire

Epekto: Ang antas ng pagkawala ng isang partikular na archive ay nabawasan ng 95%

Ikatlong punto ng paghihirap: Matagal ang imbentaryo, at inaabot ng 1 linggo para makapag-imbentaryo ang 10,000 file ng 10 tao

Solusyon sa RFID: Ang handheld device ay pumapasok sa istante at kinukumpleto ang imbentaryo ng buong aklatan sa loob ng 1 oras

Datos: Ang kahusayan ng imbentaryo ay tumaas ng 20 beses

03

Tatlong hakbang para maipatupad ang pamamahala ng RFID file

Hakbang 1

Paglalagay ng Label: Magkabit ng anti-metal/papel na RFID label (kasinglaki ng selyo) sa bawat file

Impormasyon ng etiketa: numero ng file, pangalan, antas ng pagiging kumpidensyal, atbp.

Hakbang 2

Hakbang 3

Awtomatikong itinatala ng sistema ang mga sumusunod: Sino ang humiram nito? Kailan mo ito hiniram? Nasaan na ang file ngayon? Normal ba ang katayuan ng imbakan?

04

Bakit pipiliin ang RFID sa halip na barcode?

● Hindi na kailangang i-align: matutukoy ang mga file kahit na nakapatong ang mga ito

● Pagbasa nang maramihan: i-scan ang isang buong kahon ng mga file nang sabay-sabay

● Matibay na tibay: ang buhay ng etiketa ay higit sa 10 taon

05

Aling mga yunit ang angkop?

✅ Mga archive ng gobyerno

✅ Mga rekord medikal ng ospital

✅ Silid para sa kontrata ng negosyo

✅ Sentro ng mga archive ng paaralan

✅ Mga file ng pampublikong seguridad, prokuratoryal at hudisyal

06

Mas magiging matalino pa ito sa hinaharap!

Hula ng AI: Awtomatikong inaayos ang lokasyon ng imbakan ayon sa dalas ng paghiram

Pagsubaybay sa temperatura at halumigmig: Pinagsasama ng mga tag ang mga sensor upang protektahan ang mahahalagang archive

Pag-iimbak ng ebidensya sa Blockchain: Tiyaking hindi maaaring pakialaman ang mga talaan ng sirkulasyon ng archive

Buod: Ginagawang "live data" ng pamamahala ng RFID archive ang mga "dead archive" tungo sa "live data", na nagpapalaya sa mga administrador mula sa paulit-ulit na trabaho. Kung nahihirapan ka pa ring maghanap ng mga file, bakit hindi subukan ang itim na teknolohiyang ito na "one sticker, one scan"!